TOPIC: Vooraankondiging

Volgens het rulebook moet er tenminste 14 dagen voor de incasso aan de debiteur worden doorgegeven welk bedrag op welke datum wordt geincasseerd.

Voor het gros van onze incasso´s kan dit worden gedaan. Idee is nu om dit jaarlijks te doen. Maar er zijn dus wel uitzonderingen zoals maandelijks wisselende bedragen of bedragen die pas de eerste van de maand worden berekend en vervolgens direct naar de bank worden gestuurd. Het doen van een correcte vooraankondiging zou er voor zorgen dat we pas de 15e van de maand kunnen incasseren ipv de 3e. Een optie is om met je debiteur een andere termijn af te spreken in het mandaat.

Wat leeft er nu in de ´markt´? Hoe willen bedrijven omgaan met de vooraankondiging. Het gaat dan met name om bedrijven die maandelijks vaste bedragen incasseren zoals energiemaatschappijen, verzekeraars en banken. Gaan die dit vooraankondigen exact op bedrag en incasso datum? Of wordt dit eenmalig gedaan zonder een exacte datum maar bijvoorbeeld ´begin van de maand´ of alleen ´maandelijks´ tot het moment waarop het bedrag wijzigt (nieuwe premie bijvoorbeeld).

Als de incasso bedragen voor bijvoorbeeld een heel jaar al bekend zijn, kiezen veel bedrijven ervoor om een vooraankondiging voor het hele jaar te versturen. Hiervoor wordt veelal bestaande documentatie voor gebruikt (bijv polisblad of jaarafrekening). Als het bedrag niet vooraf bekend is of wijzigt zal een vooraankondiging per incasso moeten worden verstuurd. Als dit om grote aantallen gaat, zoekt een bedrijf vaak naar elektronische media om de kosten te beperken. Dit kan een e-mail of SMS zijn of via een Online portal. In dit geval zal het bedrijf vaak wel kortere tijdslijnen met hun klant afspreken.

Wanneer een verschuldigd bedrag moet worden geherincasseerd vanwege storno - en er sprake is van een vooraf vaststaande opslag (percentage) bij te laat betalen - moet er dan opnieuw een prenotificatie plaatsvinden of is de vaststaand opslagpercentage voldoende duidelijk voor de debiteur om te mogen werken met een jaaropgave?

Dit is een beetje een grijsgebied. Als de her-incasso altijd op een vastmoment zal plaatsvinden (bijvoorbeeld 2 weken later) en dit op de jaaropgave wordt aangegeven inclusief de vermelding dat het incassobedrag zal worden verhoogd met de vaststaande opslag, weet de klant in principe precies waar deze aan toe is. Er zijn diverse bedrijven die deze oplossing overwegen.

Een vast her-incasso moment is echter alleen mogelijk bij bankstorneringen (bijv. a.g.v. onvoldoende saldo), aangezien deze binnen 5 werkdagen na incassodatum moeten plaatsvinden. Bij klantstorneringen (tot 8 weken na incassodatum) zal dit niet mogelijk zijn, omdat het moment van stornering onvoorspelbaar is. Als er in dit laatste geval een her-incasso moet plaatsvinden, zal een nieuwe vooraankondiging moeten worden verstuurd met daarop de nieuwe incassodatum.

tip:Vergeet ook niet de WIK (Wet incassokosten) welke per 1 juli van dit jaar is ingegaan in overweging te nemen. Het verhogen van een bedrag met een vaste opslag heeft consequenties voor later berekenen van incassokosten. Wanneer je dus op een 1e herinnering aankondigt 5,00 euro kosten te hanteren, dan mag een deurwaarder later niet 150,00 rekenen. Hier is ook nog een staffel aan verbonden. uit mijn hoofd mogen de maximale incasskosten voor een bedrag tot 1.500 euro maximaal 40 euro zijn daarna wodrst het verhoogd met een percentage van het openstaand bedrag. Je ziet nu al dat leveranciers dit oplossen door het tabelletje in de herinnering te vermelden (wat wettelijk eigenlijk niet voldoende is). ik kan me voorstellen dat op een herinnerings pre-notificatie (of storno nota's) dit tabelletje opgenomen wordt. Je informeert immers de klant, maar het precieze bedrag zal afwijken. Wat het gevolg zal zijn als banken met white listing van incassanten en of bedragen gaan werken valt nog te bezien. ik hoop dat er een marge inzit qua controle op het te incasseren bedrag.

Nog een aanvullende vraag naar aanleiding dit onderwerp. Ik noemde incasso van boete of administratiekosten. Mijn idee is dat je die als recurrent kunt incasseren onder een mandate voor doorlopende machtiging. Is dat een correcte aanname?