vrijdag 12 april 2013

‘Je administratie één op één overzetten naar SEPA is niet logisch’

logo-equens

Het is geen geheim dat de overgang naar SEPA ingewikkelder is voor inkomende (SDD) dan voor uitgaande betalingen (SCT). Niet voor niks voldoet inmiddels 35 procent van de uitgaande transacties in Europa nu al aan de SEPA-normen; voor SDD is dat nog maar 2,5 procent (zie hier de cijfers van de ECB).

Met name de nieuwe regels voor incasso roepen vragen op. In sommige SEPA-landen bestaat automatische incasso tot nu toe niet eens. En is het nu wel of niet nodig om alle klanten aan te schrijven om incasso-contracten te vernieuwen? Dat blijkt gelukkig niet zo te zijn. In de meeste gevallen, althans; zo mag een doorlopende machtiging Bedrijven niet worden gemigreerd naar de zakelijke Europese incasso.

Blauwe handtekening

Het is sowieso de vraag of bedrijven de rulebooks rondom incasso überhaupt naleven, aldus Kees van den Heuvel, Managing Director BDS bij PostNL. “Als je als bedrijf de regels strikt zou naleven, dan moet je van alle machtigingen een bewijs hebben dat ze ooit zijn afgegeven, met een blauwe handtekening. Maar ik denk als je de administratie van bijvoorbeeld een willekeurig omroepblad zou binnen lopen om bewijs op te vragen van hun machtigingen, dan hebben ze die waarschijnlijk vaak niet paraat. Officieel moet je zo’n machtiging altijd kunnen laten zien aan je bank, zeker bij juridische disputen is dat belangrijk.”

Voor PostNL is de overgang naar SEPA een reden om een nieuwe dienst in het leven te roepen: het bedrijf neemt het vernieuwen van incasso-mandaten volledig uit handen van bedrijven (van het opstellen en het versturen van een brief naar klanten, tot het digitaal en fysiek verzamelen van de nieuwe mandaten) – of een deel van dat proces. “Hoewel veel bedrijven dus niet helemaal compliant zijn op het gebied van incasso-mandaten, zou ik me kunnen voorstellen dat de overgang naar SEPA een goed moment is om de administratie eens tegen het licht te houden. De controle op incasso-mandaten is misschien niet heel streng, maar dat wil niet zeggen dat alles gedoogd wordt.”

Afbreukrisico

Al je klanten een brief sturen met de vraag of ze hun doorlopend incassocontract opnieuw willen ondertekenen; zit daar geen afbreukrisico in? “Misschien wel, maar SEPA is ook juist het geschikte moment om eens na te denken over de manier waarop je betalingen incasseert. Zo komen veel van onze klanten met de vraag of we ze kunnen helpen met de nieuwe acceptgiro. Het merendeel van de consumenten tikt gegevens van een acceptgiro over in internetbankieren. Na 1 februari 2014 moet je dus meer overtikken, want rekeningnummers worden veel langer. Dat zou natuurlijk een logisch moment zijn om opnieuw keuzes te maken.  Welke betaalproducten en processen passen het beste bij je bedrijf. Welke alternatieven zijn en beschikbaar en tegen welke kosten?”

“Een alternatief is bijvoorbeeld AcceptEmail, een soort acceptgiro die je via de mail kunt versturen. Je klanten kunnen deze met een paar drukken op de knop betalen. Bovendien ben je met AcceptEmail meteen SEPA-proof, dus je hoeft je geen zorgen te maken over langere rekeningnummers.”

Volgens Van den Heuvel is de aanloop naar 1 februari 2014 dan ook vooral een moment van bezinning en het maken van keuzes: “Je kunt natuurlijk alles wat je nu al doet één op één overzetten naar SEPA, maar er zijn veel nieuwe betaalproducten bij gekomen de afgelopen jaren, die misschien beter zijn dan degene die je nu gebruikt. Als je al je klanten gaat vragen of ze een nieuwe incasso willen tekenen, dan bestaat de kans dat je een deel van je klanten kwijt raakt, omdat ze een extra moment hebben om te overwegen of ze eigenlijk nog wel willen betalen. Wij zeggen: er zijn alternatieven voor traditionele incasso en de acceptgiro.”

Overigens zijn consumenten daar al verder in dan de meeste bedrijven. “De behoefte aan digitale facturen is groter bij klanten dan bij de meeste bedrijven. “Zo stuurt negentig van de verzekeraars een polis nog fysiek naar zijn klanten, terwijl maar zestig procent van die klanten deze ook op papier willen ontvangen en veertig procent  liever digitaal. En het is goedkoper en gemakkelijker ook.”

Langere storneringstermijn

Van den Heuvel verwacht dan ook dat automatische incasso minder in trek zal zijn na 1 februari 2014. “SDD heeft paar kenmerken die verschillen van de huidige incasso. Zo is de storneringstermijn langer en dat betekent dat je de omzet van een incasso pas later in de boeken mag verwerken – pas op het moment dat de termijn afgelopen is. Ook moet je aan incassoklanten een pre notificatie sturen: ‘Over vijf dagen wordt er 120 euro van je rekening afgehaald’. Voor de consument betekent dit een extra reminder, waardoor hij zich kan bedenken of hij eigenlijk nog wel wil betalen.”

“SEPA klinkt misschien nog als een ver-van-mijn-bed-show, maar het dwingt bedrijven om na te denken over hun incassobeleid. Je kunt incasso ook zien als een klantcontactmoment; als je elke maand een acceptgiro stuurt, heb je dus ook twaalf keer per jaar contact met je klant. Daar kun je meer mee doen, bijvoorbeeld een folder bijsluiten. Een acceptgiro heeft een response rate van honderd procent, of hij nou meteen voldaan wordt of dat er een rechter aan te pas moet komen. Dat zijn cijfers waar een direct marketing-professional jaloers van zou worden.” 

 

Bron: Equens

 
Rating:  / 3
ZwakZeer goed 


Enigma Consulting