woensdag 19 juni 2013

SEPA projectmanager Ziggo: ‘Maak van SEPA geen SOAP’

logo-equens

Veel organisaties zien er tegenop om te starten met de voorbereidingen voor de SEPA-migratie. Bij Ziggo weten ze dat de enige manier om op tijd SEPA-proof te zijn, is door de schouders onder het project te zetten. Judith Tacq, projectmanager SEPA bij Ziggo licht toe.

“Vanaf de start van het SEPA-project bij Ziggo heeft de Hollandse nuchterheid in de projectmix gezeten. Waar sommige consultancyorganisaties contact met ons hebben opgenomen om te waarschuwen voor een potentiële ramp die qua omvang niet zou onderdoen voor het millenniumprobleem (ik heb zelfs een verwijzing gezien naar het verdwijnen van de Inca’s), bleek uit onze eigen impactanalyses dat we met flink doorpakken, goede checklisten en gezond boerenverstand gewoon ruim op tijd SEPA-proof moeten kunnen worden.

Dat wil niet zeggen dat het een makkie was. We kennen een veelheid aan systemen die gebruikt worden bij het samenstellen van de facturen voor onze klanten en onze financiële transacties. Daarnaast hebben we verschillende klantgroepen en kiest Ziggo er altijd al voor om betalingen door klanten op zo veel mogelijk manieren te faciliteren. En als je dan ook rekening houdt met het feit dat het allergrootste deel van onze klanten er al sinds jaar en dag voor kiest om de factuur per automatische incasso te betalen – een activiteit die sterk geraakt wordt door de SEPA-richtlijn – dan is een actielijst al snel gevuld.

Onze conclusie is dan ook geweest dat de complexiteit wel mee valt, maar SEPA voor Ziggo met name veel is. Veel systemen, veel procedures, veel klanten, veel incasso’s, veel uitzonderinggevallen.

Voor ons is dit een belangrijke reden geweest om zo veel mogelijk te gaan combineren. Wordt er toch al gecommuniceerd aan de klanten? Neem dan meteen de informatie over SEPA mee. Moeten de algemene voorwaarden herzien worden? Vermeld dan meteen helder hoeveel tijd er zit tussen de verzending van de factuur en de incassodatum. Worden op meerdere plekken uitgaande betalingen voorbereid? Breng de afhandeling dan zo veel mogelijk onder in één systeem en werk met één nieuwe procedure.

Ook is voor het soepele verloop van het project tot nu toe, van belang geweest dat er aan het begin van het project een aantal heldere keuzes zijn gemaakt. Zo is ervoor gekozen om – ook voor onze zakelijke klanten – geen zakelijke incasso’s te gaan uitvoeren, maar alleen de zogenaamde CORE incasso’s. Nu is dat ongetwijfeld een keuze die niet elke organisatie inhoudelijk zo kan maken, maar de helderheid over de beslissing heeft het aantal discussies erover zeker beperkt. En die discussietijd hebben we in kunnen zetten voor het afwerken van die volle actielijst die we hadden staan.

SEPA invoeren is goed te doen als je je realiseert dat je het niet het meest complexe, maar wel een zeer omvangrijk project is. Zorg voor een goed overzicht van alle systemen en processen die geraakt worden, kijk waar je projecttaken kunt combineren over de verschillende productgroepen en zelfs met reguliere taken in je organisatie. Kijk waar ruimte is om bijvoorbeeld zakelijke en particuliere klanten hetzelfde te behandelen en daarmee tijd te besparen. Maar laat je vooral niet gek maken. Natuurlijk: de tijd is beperkt en er is veel te doen, maar de beste manier om daarmee om te gaan is door te beginnen! Half a year from now, you would wish you started today.”

Bron: Equens

 
Rating:  / 4
ZwakZeer goed 


Enigma Consulting