maandag 14 oktober 2013

Gemeente Meerssen: liever op tijd gereed dan achteraan sluiten in de SEPA-file

logo-equens

In de media verschenen begin september diverse berichten over de gemeente Meerssen. Het blijkt dat deze Zuid-Limburgse gemeente als eerste over is op SEPA incasso. In april is Meerssen, samen met zijn softwareleverancier PinkRoccade, gestart met de voorbereidingen van het SEPA-traject. Aan het woord is Stan Mohnen, lid van de gemeentelijke projectgroep SEPA (afdeling Bedrijfsvoering) van gemeente Meerssen.

Over de reden waarom Meerssen ruim voor de deadline van 1 februari 2014 over is op SEPA incasso, is Mohnen duidelijk. “We voorzagen dat er dit najaar en begin 2014 veel verzoeken om ondersteuning op SEPA-gebied binnen komen bij onze softwareleverancier. Graag wilden we dit voor zijn, daarom hebben we ervoor gekozen om op tijd te starten met de migratie naar SEPA. Daarnaast vind ik het bij dergelijke migratietrajecten belangrijk om alle systemen ruim van tevoren op orde te hebben. Als er problemen zijn met het systeem, hebben we voldoende tijd om alles aan te passen.” Op dit moment zijn er nog wat details die moeten worden uitgewerkt, de verwachting van Mohnen is dat dit op korte termijn zal worden gerealiseerd. Overigens was de migratie lastiger dan de gemeente vooraf had ingeschat. “Bij de banken zijn op dit moment nog niet alle zaken duidelijk. We hebben de migratie uitbesteed aan PinkRoccade, op dit moment zoeken zij, samen met onze huisbank BNG, naar oplossingen voor de laatste open eindjes.”


Voor de gemeente was het erg prettig om ondersteuning te krijgen van PinkRoccade. “De impactanalyse vooraf is door de softwareleverancier gedaan, in samenwerking met de gemeente. De daadwerkelijke implementatie van de software en de aanpassingen die nodig waren aan de bestaande software heeft PinkRoccade voor zijn rekening genomen. De overige zaken zijn verzorgd door de gemeente zelf.” Behalve de softwareleverancier zijn er geen andere partijen betrokken geweest bij de migratie. “De Nederlandsche Bank monitort wel de voortgang van de migratieprocessen; via enquêtes wordt er maandelijks gevraagd naar de huidige stand van zaken.”

Voor de inwoners van de gemeente verandert er op dit moment nog niet veel. “Het betalingsverkeer vindt plaats in de SEPA-omgeving. Zo vindt nu bij automatische incasso een voormelding plaats. Bovendien wordt er binnenkort geen Acceptgiro meer bijgesloten bij facturen van de gemeente.” Ook de wijzigingen voor de medewerkers van de gemeente zijn goed te overzien. “Van de daadwerkelijke aanpassing van de software, formulieren en correspondentie hebben onze medewerkers niets gemerkt. We werken nu aan de bewustwording onder de medewerkers dat SEPA is ingevoerd.”

De boodschap van Meerssen is helder: hoe eerder alle systemen gereed zijn voor SEPA, hoe meer tijd er is om alle betrokkenen bekend te maken met de nieuwe materie en hoe soepeler het betaalproces loopt vanaf 1 februari 2014.

Bron: Equens

 
Rating:  / 1
ZwakZeer goed 


Enigma Consulting