Incasso

Hoe werkt de Europese Incasso?

Bij het Europese incasso proces zijn 4 partijen betrokken: de crediteur (incassant), zijn bank (crediteur bank), de debiteur en zijn bank (debiteur bank). Dit wordt ook wel het 4-corner model genoemd. Het incasso proces bestaat uit twee delen, te weten het mandaatproces en het inningsproces.

europees-incasso-schema

Mandaatproces

Het mandaatproces kent de volgende stappen:

  1. De crediteur (incassant) biedt een machtiging voor een Europese incasso (Mandaat) ter ondertekening aan aan de debiteur. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld als onderdeel van een nota of factuur op papier of als elektronisch bestand (PDF).
  2. Indien nodig print de debiteur de machtiging uit en vult zijn naam en adresgegevens in samen met zijn rekeningnummer (IBAN) en eventueel BIC van zijn bank1. Vervolgens ondertekent de debiteur de machtiging en zendt deze terug naar de crediteur.
  3. De crediteur archiveert de machtiging en legt de gegevens van de machtiging elektronisch vast (Mandaat Management systeem).
  4. Bij de Europese zakelijke incasso (B2B schema) stuurt de debiteur tevens een kopie van de ondertekende machtiging naar zijn eigen bank, of stelt deze zijn bank op een andere overeengekomen wijze op de hoogte van de machtiging. De bank legt de gegevens van het mandaat vast en zal elke ontvangen incasso tegen deze gegevens valideren om mogelijke fraude uit te sluiten. De debiteur heeft voor dit type incasso namelijk geen storneringsrecht.

 

Inningsproces

Het inningsproces bestaat uit de volgende stappen (de afhandeling van uitzonderingssituaties is hierbij buiten beschouwing gelaten):

  1. De crediteur stuurt minimaal 14 dagen voor uitvoering van de incasso een zogenaamde "pre-notificatie" (vooraankondiging) naar de debiteur, waarmee hij het te incasseren bedrag en de incassodatum van de uit voeren incasso aan zijn debiteur doorgeeft.
  2. Bij een normale incasso stuurt de crediteur uiterlijk 5 (bij een eerste doorlopende of eenmalige incasso) of 2 (bij een volgende doorlopende incasso) werkdagen voor de incassodatum de incasso-opdracht naar zijn bank. Bij een zakelijke incasso is dat in alle gevallen uiterlijk 1 werkdag voor de incassodatum. De incasso-opdracht bevat de gegevens van de afgegeven machtiging.
  3. De bank van de crediteur ontvangt de incasso-opdracht en valideert deze. De bank controleert ook of de crediteur een geldig contract heeft voor het type ingestuurde incasso (normale respectievelijk zakelijke incasso).
  4. De bank stuurt de incasso-opdracht vervolgens door naar de bank van de debiteur, eventueel via een Clearinghouse.
  5. In geval van een zakelijke incasso vergelijkt de bank de met de incasso-opdracht meegestuurde machtiginggegevens met de door de debiteur opgegeven machtiginggegevens. Komen deze niet overeen, of is er geen machtiging bekend, dan zal de bank de incasso niet uitvoeren.
  6. Op de incassodatum belast de bank de rekening van debiteur voor het te incasseren bedrag. De debiteur wordt hierover geïnformeerd via zijn dagafschrift.
  7. Na de interbancaire verrekening, eventueel via een Clearinghouse, boekt de bank van de crediteur het geïncasseerde bedrag bij op de rekening van de crediteur, waarna deze hierover via zijn dagafschrift wordt geïnformeerd.

 

1 Wettelijk is vastgesteld dat voor binnenlandse SEPA-betalingen per 1 februari 2014 alleen nog de IBAN vereist is. De BIC verdwijnt dus per 1 februari 2014 voor binnenlandse betalingen. Per 1 februari 2016 verdwijnt de BIC tevens voor buitenlandse SEPA-betalingen.


Enigma Consulting