- Hoe werkt de Europese Incasso?
- Wat is het verschil tussen de normale (Core) en zakelijke (B2B) Europese incasso?
- Welke uitzonderingssituaties kent de Europese incasso?
- Welke tijdlijnen kent de Europese incasso?
- Wat is een incasso vooraankondiging (Pre-notification)?
- Welke eisen worden aan machtigingen beheer gesteld?
- Hoe werkt de elektronische machtiging (e-mandate)?
Hoe werkt de Europese Incasso?
Bij het Europese incasso proces zijn 4 partijen betrokken: de crediteur (incassant), zijn bank (crediteur bank), de debiteur en zijn bank (debiteur bank). Dit wordt ook wel het 4-corner model genoemd. Het incasso proces bestaat uit twee delen, te weten het mandaatproces en het inningsproces.
Mandaatproces
Het mandaatproces kent de volgende stappen:
- De crediteur (incassant) biedt een machtiging voor een Europese incasso (Mandaat) ter ondertekening aan aan de debiteur. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld als onderdeel van een nota of factuur op papier of als elektronisch bestand (PDF).
- Indien nodig print de debiteur de machtiging uit en vult zijn naam en adresgegevens in samen met zijn rekeningnummer (IBAN) en eventueel BIC van zijn bank1. Vervolgens ondertekent de debiteur de machtiging en zendt deze terug naar de crediteur.
- De crediteur archiveert de machtiging en legt de gegevens van de machtiging elektronisch vast (Mandaat Management systeem).
- Bij de Europese zakelijke incasso (B2B schema) stuurt de debiteur tevens een kopie van de ondertekende machtiging naar zijn eigen bank, of stelt deze zijn bank op een andere overeengekomen wijze op de hoogte van de machtiging. De bank legt de gegevens van het mandaat vast en zal elke ontvangen incasso tegen deze gegevens valideren om mogelijke fraude uit te sluiten. De debiteur heeft voor dit type incasso namelijk geen storneringsrecht.
Inningsproces
Het inningsproces bestaat uit de volgende stappen (de afhandeling van uitzonderingssituaties is hierbij buiten beschouwing gelaten):
- De crediteur stuurt minimaal 14 dagen voor uitvoering van de incasso een zogenaamde “pre-notificatie” (vooraankondiging) naar de debiteur, waarmee hij het te incasseren bedrag en de incassodatum van de uit voeren incasso aan zijn debiteur doorgeeft.
- Bij een normale incasso stuurt de crediteur uiterlijk 5 (bij een eerste doorlopende of eenmalige incasso) of 2 (bij een volgende doorlopende incasso) werkdagen voor de incassodatum de incasso-opdracht naar zijn bank. Bij een zakelijke incasso is dat in alle gevallen uiterlijk 1 werkdag voor de incassodatum. De incasso-opdracht bevat de gegevens van de afgegeven machtiging.
- De bank van de crediteur ontvangt de incasso-opdracht en valideert deze. De bank controleert ook of de crediteur een geldig contract heeft voor het type ingestuurde incasso (normale respectievelijk zakelijke incasso).
- De bank stuurt de incasso-opdracht vervolgens door naar de bank van de debiteur, eventueel via een Clearinghouse.
- In geval van een zakelijke incasso vergelijkt de bank de met de incasso-opdracht meegestuurde machtiginggegevens met de door de debiteur opgegeven machtiginggegevens. Komen deze niet overeen, of is er geen machtiging bekend, dan zal de bank de incasso niet uitvoeren.
- Op de incassodatum belast de bank de rekening van debiteur voor het te incasseren bedrag. De debiteur wordt hierover geïnformeerd via zijn dagafschrift.
- Na de interbancaire verrekening, eventueel via een Clearinghouse, boekt de bank van de crediteur het geïncasseerde bedrag bij op de rekening van de crediteur, waarna deze hierover via zijn dagafschrift wordt geïnformeerd.
1 Wettelijk is vastgesteld dat voor binnenlandse SEPA-betalingen per 1 februari 2014 alleen nog de IBAN vereist is. De BIC verdwijnt dus per 1 februari 2014 voor binnenlandse betalingen. Per 1 februari 2016 verdwijnt de BIC tevens voor buitenlandse SEPA-betalingen.
Wat is het verschil tussen de normale (Core) en zakelijke (B2B) Europese incasso?
De Europese incasso kent twee schema’s, het Core schema (normale incasso) en het Business to Business (B2B) schema (zakelijke incasso). In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste verschillen tussen deze schema’s aangegeven:
Overzicht Core versus B2B voor Europese Incasso
| Karakteristiek | Zakelijke incasso (B2B schema) | Normale incasso (Core schema) |
|---|---|---|
| Debiteur van de incasso | Moet altijd een bedrijf zijn | Mag zowel een bedrijf als consument zijn |
| Aanlevertijdstip van de incasso | Uiterlijk 1 werkdag voor de datum van incasso | Eerste doorlopende incasso en eenmalige incasso: Uiterlijk 5 werkdagen voor de datum van incasso Volgende doorlopende incasso: Uiterlijk 2 werkdagen voor de datum van incasso |
| Storno recht voor de debiteur | Storno is niet mogelijk voor de debiteur | Debiteur kan tot 8 weken na incasso datum de incasso laten storneren zonder opgave van reden Debiteur kan tot 13 maanden na incasso datum een ongeautoriseerde incasso laten storneren |
| Machtiging voor incasso | Debiteur is verplicht om een kopie van de machtiging aan zijn bank af te geven, voordat de eerste incasso plaatsvindt. De bank van de debiteur zal elk ontvangen incasso voor deze machtiging controleren tegen de gegevens uit de kopie machtiging Bestaande machtigingen kunnen niet hergebruikt worden, indien deze machtigingen in een storneringsrecht voor de debiteur voorziet | Debiteur hoeft geen kopie van de machtiging aan zijn bank af te geven Bestaande machtigingen voor doorlopende incasso’s kunnen in principe worden hergebruikt |
| Bereik van het incasso | Het ondersteunen van het B2B schema door banken is optioneel. Een debiteur kan daarom alleen geïncasseerd worden als zijn bank het B2B schema ondersteunt | Het ondersteunen van het Core schema is voor alle banken binnen het SEPA gebeid verplicht. Alle debiteuren binnen het SEPA gebied kunnen daarom in principe worden geïncasseerd. |
Welke uitzonderingssituaties kent de Europese incasso?
De verwerking van de huidige binnenlandse incasso’s kent een aantal uitzonderingssituaties, zoals afkeuring van een incasso-opdracht door de eigen bank en stornering van de incasso door de debiteur. De verwerking van de Europese incasso kent deze ook, maar introduceert tevens een aantal nieuwe uitzonderingen.
De afhandeling van deze uitzonderingssituaties gebeurt middels zogenaamde R-transacties. De ‘R’ staat hierbij voor het type uitzondering, zoals ‘Reject’ (afkeuring) en ‘Refund’ (storno).
Hieronder een compleet overzicht van de verschillende R-transacties voor de Europese incasso.
1. Request for Cancellation (annulering)
Annulering voordat de incasso-opdracht is uitgevoerd van een:
- Complete incassobatch
- Post(en) uit een incassobatch
Ondersteunt uw bank uitsluitend annulering zolang de incasso-opdracht nog niet naar de bank van de debiteur is verstuurd, dan kan dit tot maximaal 5 (bij een eerste doorlopende of eenmalige incasso) of 2 (bij een volgende doorlopende incasso) werkdagen voor de incassodatum bij een normale incasso. Bij een zakelijke incasso is dit tot 1 werkdag voor de incassodatum.
Ondersteunt uw bank ook annulering van incasso’s die al zijn doorgemeld aan de bank van de debiteur, dan is annuleren mogelijk tot de incassodatum.
Annuleringen kunnen op verschillende wijze worden doorgegeven, afhankelijk van de mogelijkheden van uw bank:
- via de Client Service afdeling van de bank
- via het Internet portaal van de bank
- middels aanlevering van een elektronische annuleringsopdracht (Camt.055)
2. Reversal (herstelincasso)
Terugdraaien van een onterecht uitgevoerde incasso, nadat deze reeds is geïncasseerd.
Dit is een optionele dienstverlening, die niet elke bank ondersteunt.
Het terugdraaien van een incasso kan tot 2 werkdagen na incassodatum.
Herstelincasso’s kunnen op verschillende wijze worden doorgegeven, afhankelijk van de mogelijkheden van uw bank:
- via de Client Service afdeling van de bank
- via het Internet portaal van de bank
- middels aanlevering van een elektronische herstelopdracht (Pain.007)
3. Rejection (afkeuring)
Een afkeuring van een individuele incasso voordat deze is uitgevoerd. De afkeuring kan van verschillende partijen afkomstig zijn:
- de bank van de crediteur
- Clearinghouse
- de bank van debiteur (op initiatief van de bank)
- de bank van debiteur (op verzoek van de debiteur).
Met name de bank van de crediteur kan ook een complete incassobatch afkeuren, meestal op grond van technische redenen.
Afkeuringen kunnen vanaf het moment van inzending van de incasso-opdracht tot en met de incassodatum worden ontvangen. Afhankelijk van de afspraken met zijn bank, kan de incassant op verschillende manieren en tijdstippen over een afkeuring worden geïnformeerd:
- Mondeling of via andere kanalen door de Client Service afdeling van de bank
- Middels teruglevering van een elektronisch Payment Status Report (Pain.002). Deze optie wordt nog niet door elke bank ondersteund
- Dag na de incassodatum via terugboeking op zijn dagafschrift (beperkt tot afgekeurde individuele incasso’s).
4. Return (bankstornering)
Stornering van een individuele incasso door de bank van de debiteur, nadat deze incasso interbancair is verrekend. Hiervoor kunnen diverse redenen zijn, zoals bijvoorbeeld:
- Onvoldoende saldo debiteur
- Rekeningnummer debiteur onbekend
Afhankelijk van het type incasso kunnen bankstorneringen ontvangen worden tot:
- 5 werkdagen na incasso voor de normale Europese incasso
- 2 werkdagen na incasso voor de zakelijke Europese incasso
5. Refund (stornering)
Stornering van een individuele incasso op verzoek van de debiteur. Dit is alleen mogelijk bij de normale Europese incasso.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Storneren van een geautoriseerde incasso (machtiging afgegeven): de debiteur kan zijn bank hier tot 8 weken na de datum van afboeking, in principe zonder opgave van redenen, opdracht toe geven
- Storneren van een ongeautoriseerde incasso (geen machtiging afgegeven; de zogenaamde Melding Onterechte Incasso): dat kan tot maximaal 13 maanden na de datum van afboeking.
Welke tijdlijnen kent de Europese incasso?
Verwerking incasso-opdrachten core (B2C) scheme
Tijdlijn gewone Europese incasso (D is de dag waarop de betaaltransactie wordt uitgevoerd)
a. Uiterste termijn waarop de debiteur door de incassant geïnformeerd moet zijn over komende transactie, tenzij anders is overeengekomen tussen debiteur en incassant + vroegst mogelijke moment voor de creditbank om transactie aan te bieden bij de debetbank
b. Laatst mogelijke moment waarop de creditbank de transactie aan moet bieden bij de debetbank in geval van éénmalige transactie of de eerste van een reeks van doorlopende transacties
c. Laatst mogelijke moment voor de creditbank om de transactie aan te bieden bij de debetbank in geval van een tweede en volgende transactie in een reeks van doorlopende transacties
d. Laatste dag waarop de debiteur de incasso opdracht kan herroepen
e. Dag waarop de Europese incasso wordt verwerkt bij de debetbank
g. Laatst mogelijk moment voor de debetbank om op eigen initiatief de transactie terug te draaien.
h. Laatst mogelijke moment voor de debiteur om transactie terug te laten draaien.
i. Uiterste termijn waarbinnen een verzoek tot correctie van een onjuiste transactie (geen geldige machtiging) kan worden ingediend door de debetbank bij de bank van de incassant.
j. Een machtiging van die 36 maanden niet is gebruikt vervalt en mag niet meer door de incassant worden gebruikt.
Verwerking incasso-opdrachten B2B scheme
Tijdlijn zakelijke Europese incasso (D is de dag waarop de betaaltransactie wordt uitgevoerd)
a. Uiterste termijn waarop de debiteur door de incassant geïnformeerd moet zijn over komende transactie, tenzij anders is overeengekomen tussen debiteur en incassant + vroegst mogelijke moment voor de creditbank om transactie aan te bieden bij de debetbank
e. Dag waarop de Europese incasso wordt verwerkt bij de debetbank
f. Laatst mogelijke moment voor de debetbank om de transactie terug te draaien
i. Uiterste termijn waarbinnen een verzoek tot correctie van een onjuiste transactie (zonder geldige machtiging) kan worden ingrediënt door de debetbank bij de bank van de incassant.
j. Een machtiging die 36 maanden niet is gebruikt vervalt en mag niet meer door de incassant worden gebruikt
• Bron: SEPA Migratieplan Nederland (versie juni 2009)
Wat is een incasso vooraankondiging (Pre-notification)?
Volgens de regels van de Europese incasso is een incassant verplicht om voor iedere incasso die gaat plaatsvinden een vooraankondiging naar de debiteur te sturen. Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen van tevoren worden verstuurd, maar een kortere periode kan met de debiteur worden overeengekomen. De incassant kan hiervoor bestaande documentatie gebruiken, zoals de nota of factuur.
In geval van een doorlopende incasso is het ook mogelijk om voordat de eerste incasso gaat plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incassoschema voor een bepaalde periode.
Welke eisen worden aan machtigingen beheer gesteld?
Incassanten zijn verplicht om de machtigingen voor de Europese incasso fysiek te archiveren en conform de wettelijk vereiste periode te bewaren. Een incassant moet op verzoek van de debiteur een kopie van de machtiging kunnen verstrekken. Daarnaast moet een deel van de gegevens van elke machtiging elektronisch worden opgeslagen. De reden hiervoor is, dat deze machtiginggegevens met elke incasso-opdracht moeten worden meegestuurd. Voor het beheer van de machtiginggegevens (Mandate Management) zijn diverse pakket-oplossingen in de markt beschikbaar.
Hoe werkt de elektronische machtiging (e-mandate)?
De Europese incasso biedt ook de mogelijkheid om een machtiging digitaal te initiëren en te laten ondertekenen. Dit wordt een e-mandate genoemd. De Nederlandse banken zijn bezig om dit ook in Nederland te implementeren, zodat zij deze dienst ook aan hun eigen klanten kunnen aanbieden.
De Nederlandse e-mandate oplossing wordt gebaseerd op de huidige iDeal infrastructuur. Voor 1 Februari 2014 zal er geen oplossing voor de e-mandate beschikbaar zijn.
Het e-mandate proces kent de volgende stappen:
1. De debiteur neemt een bepaalde dienst of product van de crediteur af, die hem de mogelijkheid biedt om middels een Europese incasso voor deze dienst te betalen. Via de website van de crediteur vult de debiteur het e-mandate in (Eigen bank en te gebruiken IBAN).
2. Vanuit de website van de crediteur wordt een e-mandate voorstel gestuurd naar de routering service van de bank van de crediteur of zijn service provider.
3. De routering service stuurt het voorstel vervolgens door naar de validatie service van de bank van de debiteur of zijn service provider. Deze valideert de gegevens (o.a controle op juistheid IBAN).
4. De validatie service stuurt vervolgens een authenticatieverzoek naar de debiteur via zijn browser. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de authenticatiemethodiek, die ook voor de Internet-bankieren toepassing van de bank, en voor iDeal wordt gebruikt (bijvoorbeeld via calculator).
5. De debiteur vult de response op het authenticatieverzoek in en deze wordt naar de validatie service gestuurd.
6. De validatie service controleert de response op het authenticatieverzoek. Indien correct, wordt een bevestiging naar de browser van de debiteur gestuurd.
7. De validatie service stuurt vervolgens het digitaal ondertekende e-mandate terug naar de routering service.
8. De routering service stuurt het digitaal ondertekende e-mandate naar de website van de crediteur.
9. De debiteur krijgt via de website van de crediteur tot slot een bevestiging, dat de ondertekening van het e-mandate is geslaagd.